제품 제조사와 업무 진행할때 어떤 문서들이 필요할까? (RFI/RFP/RFQ/PO/Invoice)

지난시간에 알리바바를 통한 제품 제조사 찾기에 대해 알아봤었지요?

 

이번 시간에는 제조사와 제품 제작에 대해 진행하면서 필요한 공식 문서들에 대해 소개드리겠습니다.

 

1. RFI (Request For Information)

제품 또는 추진하는 프로젝트에 대한 정보 요청서입니다.

 

만약 내가 제조하려는 제품이 기존 시장에 없던 제품이고 나도 관련 정보가 없어서 제조사들로부터 정보를 받고 싶은 경우 작성하게 됩니다.

 

기본적인 정보를 요청한다고 생각하시면 되고 보통 내 제품정보를 간단히 소개한 후 그에 대한 제조사 정보, 제조사의 제품 및 서비스 정보, 시장 동향, 필요 기술, 경쟁사 정보 등을 요청합니다.

 

사실 상당 부분의 정보는 알리바바에서 제품 및 업체 검색으로 직접 찾을 수 있기 때문에

알리바바 제조사에게 RFI를 요구하는 경우는 흔치 않습니다.

 

RFI는 필수 문서는 아니고 옵션 정도로 알고 계시면 되겠네요.

 

2. RFP (Request For Proposal)

기본적인 정보를 수집했다면 제조사들에게 RFP를 보내게 됩니다.

 

여기에는 구체적으로 제품 상세 정보, 일정, 품질 수준 등 제품 제작에 필요한 상세 내용이 포함되어야 하고

업체로부터 받고자 하는 정보가 무엇인지 명확하게 가이드해야 합니다.

(답변 양식이나 목차를 업체에 알려주는 경우가 보통입니다. 업체에 템플릿을 주고 작성하라고 할 수도 있습니다.)

 

알리바바에서 제품을 찾을때 보통은 기존에 이미 존재하는 제품을 바탕으로 찾기 때문에 사실 RFI나 RFP가 필수 요소는 아닙니다. 

 

3. RFQ (Request For Quotation)

업체에 견적을 요청하는 공식 문서입니다.

 

알리바바에 가시면 RFQ라는 메뉴가 따로 있는데요, 만약 나만의 새로운 제품을 제작해야 하는 경우,

혹은 기존 제품을 customizing 해야 하는 경우라면 알리바바의 RFQ 가지고는 충분치가 않습니다.

 

이 경우 RFP와 RFQ를 합쳐서 한 문서로 작성을 하는것이 절차도 간소화할 수 있고 효율적입니다.

 

제품 상세 사양/포장정보/스케쥴/물류/품질 정보를 업체에 제공하고 견적까지 한방에 요청하는 것이지요.

 

업체로부터 견적 받는 작업은 보통 몇번에 걸쳐서 계속 의견 조율하며 해나가야 합니다.

 

그에 따라 RFQ 버젼도 계속 업데이트 되겠지요.

 

제품에 대한 정보 뿐 아니라 포장, 라벨, 품질(검사항목), 제품 패키징, 항공/해상 운송, 대금 지불 조건 등 모든 부분에 대해 나의 계획이 이미 정리가 되어 있어야 업체와 이야기가 가능합니다.

빠뜨리는 정보가 없도록 미리 꼼꼼하게 제품 정보를 준비하셔야 합니다.

 

4. PO (Purchase Order)

실제로 물건을 구매하겠다는 구매 요청서입니다.

 

RFQ 이후 업체로부터 받은 최종 견적으로 PO를 작성하는데요, 보통 두번에 걸쳐서 PO를 만들게 됩니다.

 

먼저 샘플 제품에 대한 PO를 만드셔야 하고, 샘플이 문제가 없다면 정식 PO를 만듭니다.

 

PO에는 RFP/RFQ에 사용한 제품 상세 사양 정보를 포함시키시고,

알리바바에서 진행하신다면 trade assurance 기능을 사용해서 내가 작성한 PO/사양서 파일들을 첨부해서 업체에 보내주시면 되겠습니다.

 

5. Proforma Invoice / Invoice

Proforma Invoice(PI) 는 견적을 위한 인보이스라고 보시면 됩니다. 

 

업체가 PI를 보내주면 내쪽에서 확인 및 컨펌 후 PO를 보내는게 가장 공식적인 방식인데요,

필요에 따라서는 수입 사전 준비 단계나 송금 단계에 사용하기 위해 요청을 하기도 합니다.

 

흔히 얘기하는 Invoice는 commercial invoice, 즉 상업 송장 입니다.

 

이것은 제품의 해상/항공 운송 단계에서 반드시 필요한 서류이고, 제조사가 나에게 대금 지급을 요구하는 청구서이기도 합니다.

 

보통 고객이 제품을 인도할 때 제조사에서 발행합니다.

 

 

 

오늘은 내용이 좀 딱딱했네요.

 

그래도 기본적으로 업체와 거래 시 이런 문서들이 있다는 것 정도는 알고 계셔야 합니다.

 

알리바바를 예로 들자면, trade assurance 제도로 보호받기 위해서는 업체와 협의된 근거들이 정확해야 하는데 그래서 최소한 업체와 협의된 RFP/RFQ, PO 는 따로 문서로 만들어서 업체 서명 받아 보관하실 필요가 있습니다.